メールテンプレートを作成・編集する

　最終更新：2023/08/09

誰がこの機能を使用することができますか？
採用担当者・採用コーディネーター

目次

• 目的
• できること
• メールテンプレート設定例
• テンプレートを追加する
• テンプレートを作成する
• 変数を挿入する
• 次のステップ（初期設定対応中の採用担当者向け）

目的

選考の過程で候補者やエージェントにメールを送る際に、
利用頻度の高いテンプレートを作成し、工数を削減することができます。

▼利用例
1. 署名を記載する
例）企業名、採用担当者氏名、住所（面接場所）、メールアドレス、電話番号、社員インタビューや採用ブログのリンクなど

2. 事業部・関連会社ごとのテンプレートを作成する
例）事業部・関連会社ごとにテンプレートが異なる場合、テンプレート名を「【〇〇事業部】日程調整連絡」など事業部・関連会社の名称をテンプレート名に入れる

3. 応募者・エージェントとのやりとりを増やす
例）レジュメ情報の不足による更新依頼、日程調整のリマインド、面談の設定通知、エージェントへ候補者のフィードバックなど

4. エージェント・タレントにメルマガ配信する
例）
・エージェント向け：
紹介される候補者の量・質向上のため、定期的に求人や過去の候補者の情報を共有する
・タレント向け：
自社に興味を持ってもらうため、社内での勉強会やイベント、ポジション増加の案内などをする

できること

デフォルトのメールテンプレートとは別に、新規テンプレートを追加することができます。

デフォルトのメールテンプレート自体も編集することはできますが、新規テンプレートを追加する際に引用できる元にもなりますので、新規で追加することをおすすめいたします。

メールテンプレート設定例

メールテンプレートの設定例として、「メールテンプレート文面例」を参考にしてください。

HRMOS採用をご利用されたばかりの方は、まずは署名の編集から初めてみましょう。
選考時に応募者やエージェントとやりとりするメールのテンプレートを作成し、運用に慣れてきたらエージェントやタレント向けメルマガ用にテンプレートを作成するのがおすすめです。

テンプレートを追加する

1. 左メニューの「設定」をクリックします。

2. テンプレート「メール」をクリックし、続けて「+テンプレートを追加」をクリックします。

テンプレートを作成する

テンプレートの並び順は、名称の辞書順（0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,a,b,c…）です。

1. 「メールテンプレート作成」画面が表示されますので、「独自にテンプレートを作成する」（1から作成）「おすすめテンプレートから選んで作成する」（デフォルトのテンプレートを元に作成）のどちらかを選択します。

2. 「テンプレート名（必須）」「件名（必須）」「Cc」「Bcc」「内容」を入力し、「送信タイミング」を選択します。

注意：
・「Cc」「Bcc」に登録したメールアドレスは、新規メール作成時（下記いずれかの方法）のみ反映されます。
1. 「選考ステータス」内の「メール」よりメール作成した場合

2. 面接・面談などの設定後に表示される以下の「送信する」よりメール作成した場合


・「Cc」「Bcc」に登録したメールアドレスは、応募受付時のカスタムメールには反映されません。
応募受付時のカスタムメールについては応募者への自動返信メールを設定するをご覧ください。

・テンプレートの内容は、メール送信時に編集可能です。
・メールの送信予約後にメールテンプレートを変更した場合は、
変更前（メール送信予約時）のメールテンプレートが適用されます。

3. 「保存」をクリックして完了です。

作成したテンプレートの使用方法は「テンプレートを使用してメールを送る」をご覧ください。

変数を挿入する

テンプレートの件名・本文に「変数」を利用すると、その応募に合った応募者名や求人名を自動的に挿入することができます。

「メールテンプレート編集」画面にて「変数を挿入」をクリックし、挿入したい変数を選択してください。

件名へ挿入する際は、１度本文へ変数を挿入後にコピーして「件名」へペーストしてください。

▼使用できる変数

▼変数の表記イメージ

メールテンプレート作成時に変数を挿入した際の表記と、実際に変数がメールに反映された際の表記イメージは以下の通りです。変数と変数が反映された際のテキストを赤字で表記しております。

▼実際に送信されたメール

実際のメールでは、以下のように変数が反映されて送信されます。

次のステップ（初期設定対応中の採用担当者向け）

上記が完了したら、次にこちらを設定します。

候補者の検索条件を保存する